Executieve Office Manager

Hou jij van een veelzijdige rol waarin je je organisatietalent en facilitaire skills kunt inzetten?

Office Manager, PA of Management Assistant; je mag de titel op je naamkaartje zelf kiezen. Je moet ze sowieso zelf bestellen want jij regelt echt veel bij Mercy Ships. Zonder jouw ondersteuning missen belangrijke vergaderingen structuur en lopen evenementen minder soepel. Want vanaf september krijgt één van onze Office Managers een andere rol en daarom zoeken wij iemand die haar vervangt. Je werkt samen met nog een andere Office Manager, jullie hebben een duobaan waarin je elkaar versterkt en vervangt indien nodig.

Office Manager bij een internationale NGO (26 uur/week)

Succes boek jij door…

• Het coördineren van tweewekelijkse MT-vergaderingen en kwartaalvergaderingen met het bestuur: verzamel agendapunten en documenten, notuleer en waarborg de opvolging van actiepunten.
• Ondersteunen van de Algemeen Directeur en het MT bij het plannen van afspraken, zakelijke reizen, het redigeren van documenten en diverse andere vragen.
• Organiseren van interne evenementen zoals de wekelijkse openingsbijeenkomst, ons jaarlijkse teamuitje en andere viermomenten.
• Je zorgt ervoor de het kantoor representatief is, ontvangt van gasten, regelt wekelijks vers fruit voor collega’s, maakt af te toe een lunch klaar, regelt Lief & Leed en vele andere diverse taken.
• Beheren van facilitaire zaken zoals kantoorinrichting, kantoorleveranciers, schoonmaak, printerbeheer, onderhoudscontracten en het wagenpark. Op termijn ook het beheer van de receptie (in verband met een voorgenomen verhuizing)?
• Je organisatorische talenten inzetten voor strategische projecten: van facilitaire optimalisaties en onze verhuizing naar Hendrik Ido Ambacht begin 2028, tot de organisatie van bijeenkomsten.

Kortom, een leuke afwisselende job met veel verantwoordelijkheid! Hebben we je al enthousiast gemaakt?

Waarom je het hier geweldig zult vinden

1. Gebruik jouw organisatietalent om de samenwerking binnen onze organisatie soepel te laten verlopen.
2. Je hebt de vrijheid om bijvoorbeeld skills op het gebied van AI te ontwikkelen, waarmee je repetitieve taken efficiënter kunt maken en processen kunt verbeteren.
3. Maak het verschil bij een unieke internationale NGO: onze operaties en trainingen hebben een direct zichtbaar en duurzaam effect op het leven van mensen en hun families.
4. Je gaat een gepassioneerd MT-team van 5 managers en een Algemeen Directeur ondersteunen.
5. Ons Nederlandse team van 65 mensen is professioneel, gepassioneerd en groeiend.
6. Ontwikkel je verder door externe trainingen en inhouse inspiratiesessies te volgen.
7. Jaarlijks heb je bij ons 172 uur per jaar vakantie en een jaarsalaris tot € 53.000 op basis van een 36-urige werkweek (schaal 8 CAO-Rijk ).
8. Je ontvangt goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals pensioenvoorziening, ongevallenverzekering en reiskostenvergoeding.
9. Flexibele werktijden - onze kantoortijden zijn tussen 8:00 en 17:00 uur - met de mogelijkheid om incidenteel thuis te werken. Onze voorkeur gaat uit naar de werkdagen maandag, dinsdag, woensdagochtend en vrijdagochtend.

Wat wij van jou verwachten

Je werk is heel belangrijk. Dit maakt jou onmisbaar om ons managementteam te ondersteunen en er een fijne werkplek van te maken:

• Ruim voldoende relevante werkervaring om als Office Manager zelfstandig te werken.
• Ervaring met het organiseren van evenementen en het zelfstandig beheren van facilitaire zaken.
• Goede vaardigheden met Microsoft Office om ook complexere taken uit te voeren.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• 26 uur per week inzetbaar.

We zijn een christelijke organisatie en vinden het belangrijk dat het geloof voor jou ook betekenis heeft. We besteden hier als team wekelijks aandacht aan met een overdenking en gebed.

Mercy Ships missie

Mercy Ships zet zich in voor de gezondheidszorg in Afrika. Met inzet van onze ziekenhuisschepen, de Global Mercy en Africa Mercy, bieden we gratis operaties aan de allerarmsten en trainen we lokale medische professionals. In dit alles volgen we het voorbeeld van Jezus en zetten we ons in om hoop en genezing te brengen.

Mercy Ships Nederland is één van de 16 landenkantoren van Mercy Ships wereldwijd. Alles wat wij doen is gericht op het ondersteunen van het werk aan boord van de ziekenhuisschepen. Onze focus ligt op fondsenwerving en bewustwording, het werven van vrijwilligers en de inkoop en verzending van (medische) materialen voor de schepen via ons European Distribution Center.

Kom aan boord

Mis deze kans niet om deel uit te maken van een verbonden team wat werkt aan een waardevolle missie. Reageer direct, stuur een e-mail naar sollicitatie@mercyships.nl . De eerste sollicitatiegesprekken willen we graag plannen op donderdag 16 en 23 juli, natuurlijk in overleg met jou.

Voor meer informatie over deze vacature of de sollicitatieprocedure kun je bellen met Anne de Lange, Office Manager op +31 6 147 808 34.

We kijken uit naar je vragen of sollicitatie.